אחרי החגים יתחדש הכל.../ הדר ודעי

August 28, 2015

​​​

 

 

אחרי החגים יתחדש הכל.....

 

סוף אוגוסט, תחילת שנת הלימודים, הימים הנוראים והחגים שבפתח, מזג האוויר שלפתע מאפשר לנשום...

ימים אלה מעוררים בי בד"כ רגשות של התחדשות, התרגשות, תהייה וציפייה ובאופן כללי הרגשה של משהו שונה ורענן באוויר.

אני מוצאת את עצמי חושבת על השנה שחלפה ועל זו שמתקרבת, תוהה עם עצמי איפה הצלחתי יותר ואיפה פחות ובכלל מתחילה מוקדם מהרגיל את חשבון הנפש השנתי. חשבון נפש שכולל כמובן היבטים אישיים ומקצועיים כאחד.

 

אני חושבת על הדינמיקה הקבועה המאפיינת אותנו בארץ בה השבועות הנוכחיים מאופיינים ב"הורדת הילוך" משמעותית ובהקפאה מסוימת של תהליכים רבים בארגונים ובעסקים אותם אני מלווה, זאת מתוך הסכמה ונטייה לאומית כי "נחזור בכל הכח לאחר החגים". וכך, לפתע, מבלי משים הקיץ חולף ביעף ואנו מוצאים את עצמנו "אחרי החגים" ובעיצומה של השנה הבאה.

"אחרי החגים" כולנו אכן חוזרים בכוחות מחודשים אך מהר מאוד מוצאים את עצמנו שוב עמוק בתוך העבודה השוטפת והדחופה ומתקשים להרים את ראשינו עד תקופת החגים הבאה, הלא היא פסח.

 

כך, נוצר מצב בו מעטים הארגונים והעסקים אשר מוצאים זמן במהלך השנה להקדיש לתהליכים של חשיבה ובחינה עצמית: אותם תהליכים אשר מסייעים בטיוב הגדרת המטרות והיעדים לקראת השנה הקרובה, בביצוע שינויים חיוניים מחד גיסא ובשימור מרכיבים טובים ובריאים מאידך גיסא. 

מצב זה מהווה פגיעה ישירה ומשמעותית ביכולותיו של העסק/ הארגון להשיג את מטרותיו, להתקדם, לצמוח ולשגשג, כפי שבעליו ומנהליו שואפים כמובן.  

לפעמים נדמה כי זוהי כרוניקה קבועה מראש אשר איננה ניתנת לשינוי וכי עלינו היועצים להשלים עימה ולהתאים את עצמנו לשטח. ייתכן וכך הדבר, אך אני בוחרת בכל זאת להתעקש ולהמליץ ללקוחותיי (וגם לאלה שאינם...) לא להישאב לדינמיקה הקבועה ולנצל את התקופה הקרובה לעצירה, אך לא לשם הקפאה אלא לשם חשיבה.

 

אם כן, השאלה המתבקשת הבאה היא כיצד מנהלים תהליכי בחינה וחשיבה, ויותר מכך, מה עושים עימם לאחר מכן.

כמובן שקצרה היריעה מלהכיל וישנם מספר דרכים ואופנים לקיום תהליכים מעין אלה, ובעיקר- יש להתאים את תהליכי החשיבה לעסק/לארגון, לאנשיו ולמהותו.

ובכל זאת, יש מספר עקרונות פשוטים ובסיסיים, שרצוי וכדאי לקחת בחשבון:

א. מה-

זוהי השאלה החשובה והבסיסית ביותר. עלינו להגדיר היטב מה ברצוננו לבחון. הגדרות כלליות ורחבות יקשו מאוד על התהליך ויהפכו אותו ללא אפקטיבי. "בחינת ההתנהלות הכללית שלנו" הינה דוגמא להגדרה שאיננה טובה. להלן מספר דוגמאות להגדרות טובות יותר לתהליכי חשיבה:

  • "בחינת המבנה הארגוני והתאמתו לעסק/לארגון"

  • "בחינת הגדרות התפקיד ותחומי האחריות והסמכות של העובדים/המנהלים"

  • "בחינת תהליך ניהול המלאי והרכש"

  • "ניתוח שביעות רצון הלקוחות"

  • "בחינת הממשקים בין מחלקות/צוותים מסוימים"

  • "גיבוש תכניות לפיתוח עובדים/מנהלים".

לעיתים הגדרת השאלה לבחינה איננה ברורה למנהלים/לבעלים ואז נדרשת עבודה מקדימה למיפוי הבעיות והאתגרים עימם מתמודד העסק/הארגון. כמובן שניתן ורצוי לטפל ביותר מסוגייה אחת במקביל.

ב. מי-

אחד התנאים החשובים והבסיסיים ביותר הינו בחירת האנשים הרלוונטיים והמשמעותיים לאותם תהליכי חשיבה שנקבעו. הדבר קריטי משני טעמים עיקריים: האחד, על מנת לאפשר ראייה רחבה, כוללת ומדוייקת ככל האפשר. הידע אף פעם לא נמצא אצל גורם אחד בלבד וכל שינוי/החלטה שנרצה לקדם עשויים או עלולים להשפיע על מספר גורמים. עלינו להבין ולהיות מודעים לכלל המשמעויות וההשלכות הכרוכות בכך.

הטעם השני הוא שכידוע, כאשר משתפים אנשים בתהליכים, שלבי הגיוס והרתימה שלהם נעשים פשוטים וקלים יותר מאשר כש"מנחיתים" עליהם שינויים בסוף התהליך. עובדים שלקחו חלק בתהליכי חשיבה מרגישים "בעלי התהליך" ורמת המחוייבות והמוטיבציה שלהם עולה בהתאם. עובדים שלא משותפים נוטים לעכב ולהקשות על תהליכי השינוי, אשר לעיתים הכרחיים עבור העסק/הארגון.

ג. כיצד-

כאמור, יש דרכים רבות לקיום תהליכי חשיבה. המילה "תהליך" חזרה יותר מפעם אחת במסמך זה ולא בכדי. חשוב לזכור ולהבין כי אין מדובר בפגישה אחת או בקסם חד פעמי, אלא בתהליך דינאמי, מתפתח ומאפשר שבסיומו כמובן יש להגיע לפסים קונקרטיים ואופרטיביים. תהליך החשיבה הינו סדור, שיטתי ומונחה.

 

להלן מספר רעיונות לביסוס תהליכי החשיבה:

1. הצגת נתונים נבחרים של השנה האחרונה לעומת שנים קודמות- הצבעה על מגמה חיובית/שלילית, ניתוח ובחינת מגמות חודשיות/רבעוניות, עמידה/אי עמידה ביעדים ועוד.

הצגת הנתונים מהווה בסיס חשוב לכל שאלה וסוגייה אותה נרצה לבחון (כלכלית, עסקית וארגונית) ומסייעת לנו בקבלת החלטות שאינה נגזרת מתחושות בטן ורגשות אלא משרטוט תמונת מצב אמיתית ומדוייקת.

2. ניתוח מכתבי תודה ומכתבי תלונה, ניתוח משובים וסקרים שבוצעו בשנה האחרונה. כמי שמתעסקת רבות בשירות לקוחות ובמכירות אני יכולה להעיד שלקוחותינו מספקים לנו ידע רב, אנו רק צריכים לדעת להשתמש בו. רבים מגיבים למכתבי תלונה באופן נקודתי ומפספסים הזדמנות פז ללמידה ארגונית ולביצוע שינויים בהתאם עבור שאר הלקוחות. אחרים מבצעים סקרים ומבקשים מלקוחותיהם למלא משובים, אך לא עושים עם הידע שמצטבר אצלם דבר. חבל.

3. בנצ'מארק- למידה והשוואה למקובל בשוק ובקרב המתחרים שלנו. אין בזה כל פסול או טעם נפגם, ההפך הוא הנכון. עסק/ארגון  שאינם יודעים מה מתרחש בסביבתם, ישארו מאחור.  באנצ'מארק מסייע לנו להישאר עדכניים, חדשניים ורלוונטיים.

4. בחינת תכנית העבודה של השנה שחלפה- מה מתוכה בוצע ומה לא, מדוע, מה רצוי לשמר ומה רצוי לשפר. ניתוח של יישום תכנית העבודה מספק לנו ידע רב על אנשינו ועל ביצועיהם.

5. חזרה לחזון ולמטרות הארגון והעסק- גם אם אנו מצליחים ומשגשגים, האם הדבר תואם את החזון והמטרות שלנו ואת הסיבה שבגינה אנו קיימים? האם אנו צועדים בדרך בה התכוונו ורצינו לצעוד?

 

זוהי טעימה קלה בלבד וכמובן שניתן לבסס את תהליכי הלמידה על דרכים נוספות.

החשוב מכל הוא להשתמש בדרכים הללו לצורך למידה ארגונית אמיתית ובעיקר לצורך קבלת החלטות להמשך. אין כל טעם בלהציג נתונים יבשים מבלי לדון במשמעויות שלהם ומבלי להסכים על דרכי הפעולה להמשך (גם הסכמה על שימור/חזרה על  פעולה הינה החלטה. אך קיים הבדל גדול בין חזרה על פעולה מתוך קבלת החלטה לבין חזרה על פעולה מכוח האינרציה). 

 

השלב הבא לאחר הבנת תמונת המצב והסקת המסקנות הינו קביעת מטרות ויעדים ברורים ותרגומם לתכנית עבודה. גם זו תורה בפני עצמה ויש דרכים נכונות ואפקטיביות יותר ופחות לבצע זאת, אך על כך אכתוב בהזדמנות הבאה.

השקעה בהגדרת מטרות ויעדים ובבניית תכנית עבודה מפורטת ואיכותית תאפשר חזרה לשגרה מתוכננת ומנוהלת ובעיקר נינוחה. כך נוכל להבטיח שהמאמצים והאנרגיות שלנו יושקעו פחות בכיבויי שריפות ובטיפול בחריגים והרבה יותר בפיתוח ובחשיבה לטווח ארוך.

 

אם כן, אני מזמינה וממליצה לכל בעל עסק/מנהל ארגון לנצל את התקופה הקרובה לקיום תהליכי חשיבה ובחינה לקראת השנה העברית החדשה, כאשר עושים זאת נכון, התרומה של תהליכים אלו לעסק/לארגון לא תסולא בפז: התקדמות העסק/הארגון ותפוקת העובדים ניכרת תוך זמן קצר ובאופן משמעותי ובעיקר מחזקת אותנו בידיעתנו כי אנו בכיוון הרצוי והנכון.

 

"בראותי מה מהר חולף הזמן, עוברת בי חרטה על שאולי לא היטבתי לעשות; אתמול, או לפני שנה - כי ההזדמנות אינה חוזרת, אך אני מתנחם במחשבה שההזדמנות לעשות טוב יותר בפעם הבאה עדיין נמצאת לפני" /  

אדוארד צ'יפמן גילד

 

עסקים וארגונים המעוניינים בליווי של תהליכים מעין אלו ובהתייעצויות נוספות, מוזמנים ליצור קשר דרך אתר האינטרנט ודף הפייסבוק.

בהצלחה רבה!

Please reload

Featured Posts

אנושות וטכנולוגיה- יחסי אהבה שנאה

June 10, 2017

1/3
Please reload

Recent Posts
Please reload

Archive
Please reload

Search By Tags
Please reload

Follow Us
  • Facebook Basic Square
  • Twitter Basic Square
  • Google+ Basic Square

© אתר זה נבנה ע"י יסמין בונה אתרים